淺談建設(shè)工程竣工文件的歸檔審核
公路建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄和反映，工程文件的準(zhǔn)確、真實(shí)與否，直接影響了工程今后維護(hù)、改擴(kuò)建等的提供利用。所以，在建設(shè)工程文件歸檔前，工程技術(shù)人員和檔案人員應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審核，把不符合規(guī)范要求的文件拒之門外，以確保歸檔文件的真實(shí)性與準(zhǔn)確性。我曾參與萬長公路工程項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收檢查工作，深感公路建設(shè)工程檔案的質(zhì)量問題不容忽視，必須從以下幾方面審核：
一、審文件是否為原件。
原件是工程檔案作為憑證最有力的依據(jù)，歸檔的文件應(yīng)該為原件。但在公路工程建設(shè)過程中往往會(huì)出現(xiàn)許多復(fù)印件、傳真件，這些復(fù)印件一旦歸檔，既不利于檔案的長期保管，也會(huì)給今后的提供利用造成不必要的麻煩與損失。因此，工程檔案人員應(yīng)該認(rèn)真檢查，杜絕任何的復(fù)印件、傳真件歸檔。
二、審文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備。
簽名、蓋章完整與否，會(huì)影響工程文件使用的合法有效性，同時(shí)，我國已實(shí)行建設(shè)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制，文件中的簽名與蓋章意味著參與工程建設(shè)的單位和個(gè)人對工程質(zhì)量的責(zé)任。在公路工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種試驗(yàn)記錄、施工記錄以及往來的報(bào)批文件，如出現(xiàn)的漏簽名、漏蓋章甚至蓋假章現(xiàn)象，應(yīng)該各項(xiàng)簽字蓋章齊全，具備法律效力，絕對不允許代簽名。
三、審文件內(nèi)容是否填寫完整。
施工技術(shù)文件中的內(nèi)容直接反映了工程建設(shè)的實(shí)際情況，是評定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。一些項(xiàng)目僅注重階段性文件資料的收集，而忽略了公路建設(shè)項(xiàng)目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了工程建設(shè)后期形成的交工驗(yàn)收文件資料、缺陷責(zé)任期等方面的材料，造成項(xiàng)目檔案的成套性完整性缺陷。
另外，由于施工技術(shù)人員存在著重外輕業(yè)的思想意識，往往會(huì)造成施工技術(shù)文件的內(nèi)容填寫不完整，無法反映工程施工過程的詳細(xì)情況。如在原材料試驗(yàn)記錄中，只填寫試驗(yàn)數(shù)據(jù)，沒有結(jié)論意見；復(fù)試報(bào)告和各項(xiàng)技術(shù)數(shù)據(jù)的填寫是不是翔實(shí)可*等等。所以，針對內(nèi)容填寫不完整的文件，施工技術(shù)人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況重新核對，補(bǔ)充完整。
四、審文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象。
工程文件具有動(dòng)態(tài)性，一些工程文件如工程量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各種工程檢查記錄等會(huì)隨著工程建設(shè)情況的變化而相應(yīng)地發(fā)生變更，但在工程技術(shù)人員對文件中數(shù)據(jù)進(jìn)行更改時(shí)，會(huì)出現(xiàn)使用涂改液涂改或用刀片刮改等不規(guī)范更改的情況。同時(shí)，一些文件中數(shù)據(jù)雖然沒有發(fā)生變化，但由于技術(shù)人員、試驗(yàn)人員的粗心大意，也普遍存在著隨意涂改的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象，都會(huì)影響工程檔案日后的使用，應(yīng)該由相關(guān)人員進(jìn)行整改，以保證工程、文件中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
五、審文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象。
在工程文件編制過程中，由于工程施工人員、技術(shù)人員的隨意性行為，會(huì)造成相當(dāng)一部分文件用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等不耐久字跡書寫，這些不耐久字跡會(huì)隨著時(shí)間的不斷推移而容易褪色，不利于工程檔案的長期保存。所以，工程文件應(yīng)該一律用碳素墨水等耐久字跡書寫，一旦發(fā)現(xiàn)有不耐久字跡書寫的現(xiàn)象，應(yīng)該及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
六、審竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求。
工程竣工圖是建筑物、構(gòu)筑物工程施工結(jié)果在圖紙上的反映，竣工圖是對工程實(shí)體的寫照，是工程檔案中最重要的部分，是真實(shí)的原始記錄，也是工程竣工驗(yàn)收以及今后維護(hù)改擴(kuò)建的重要依據(jù)。但在竣工圖的編制過程中，往往存在著編制不符合規(guī)范要求的現(xiàn)象，使得竣工圖無法真實(shí)地反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，主要表現(xiàn)在：
1、一些項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，一些竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符；公路里程、橋墩跨度的數(shù)據(jù)誤差時(shí)有發(fā)現(xiàn)；竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全；有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識不統(tǒng)一，無設(shè)計(jì)與竣工數(shù)量對照表；由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，也極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失實(shí)。
2、圖紙沒有按實(shí)際變更通知更改或更改不到位，更改地符號與說明不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，沒有加蓋竣工圖章等等。所以工程竣工圖必須按照國家有關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行編制，審查，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可*、簽字真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況。
七、審文件用紙格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。
對于一個(gè)單位工程內(nèi)施工資料、圖紙的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)配套完整、整潔美觀。工程文件的書寫紙格式及竣工圖的圖幅格式，各參建單位使用統(tǒng)一的文件書寫格式，做到文件標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以保證歸檔文件的整齊統(tǒng)一。
八、審聲像材料是否能夠有效使用。
在工程建設(shè)活動(dòng)中還會(huì)產(chǎn)生一些與紙質(zhì)不同裁體的文件：如照片、錄音、錄像及電子磁盤、光盤等，針對這些特殊載體的材料應(yīng)檢查其存儲(chǔ)格式是否符合國家有關(guān)規(guī)范要求，以保證今后的有效使用。
公路建設(shè)是國家交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容，近年來，公路建設(shè)高潮迭起。隨著公路建設(shè)事業(yè)的高速發(fā)展，正不斷形成和積累起大量的公路工程檔案。如何加強(qiáng)公路建設(shè)工程竣工文件的歸檔審核，是我們建設(shè)部門一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。
一、審文件是否為原件。
原件是工程檔案作為憑證最有力的依據(jù)，歸檔的文件應(yīng)該為原件。但在公路工程建設(shè)過程中往往會(huì)出現(xiàn)許多復(fù)印件、傳真件，這些復(fù)印件一旦歸檔，既不利于檔案的長期保管，也會(huì)給今后的提供利用造成不必要的麻煩與損失。因此，工程檔案人員應(yīng)該認(rèn)真檢查，杜絕任何的復(fù)印件、傳真件歸檔。
二、審文件的簽名、蓋章手續(xù)是否完備。
簽名、蓋章完整與否，會(huì)影響工程文件使用的合法有效性，同時(shí)，我國已實(shí)行建設(shè)工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制，文件中的簽名與蓋章意味著參與工程建設(shè)的單位和個(gè)人對工程質(zhì)量的責(zé)任。在公路工程建設(shè)活動(dòng)中形成的各種試驗(yàn)記錄、施工記錄以及往來的報(bào)批文件，如出現(xiàn)的漏簽名、漏蓋章甚至蓋假章現(xiàn)象，應(yīng)該各項(xiàng)簽字蓋章齊全，具備法律效力，絕對不允許代簽名。
三、審文件內(nèi)容是否填寫完整。
施工技術(shù)文件中的內(nèi)容直接反映了工程建設(shè)的實(shí)際情況，是評定工程質(zhì)量的重要依據(jù)。一些項(xiàng)目僅注重階段性文件資料的收集，而忽略了公路建設(shè)項(xiàng)目全過程文件資料的完整歸檔，特別是忽略了工程建設(shè)后期形成的交工驗(yàn)收文件資料、缺陷責(zé)任期等方面的材料，造成項(xiàng)目檔案的成套性完整性缺陷。
另外，由于施工技術(shù)人員存在著重外輕業(yè)的思想意識，往往會(huì)造成施工技術(shù)文件的內(nèi)容填寫不完整，無法反映工程施工過程的詳細(xì)情況。如在原材料試驗(yàn)記錄中，只填寫試驗(yàn)數(shù)據(jù)，沒有結(jié)論意見；復(fù)試報(bào)告和各項(xiàng)技術(shù)數(shù)據(jù)的填寫是不是翔實(shí)可*等等。所以，針對內(nèi)容填寫不完整的文件，施工技術(shù)人員應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況重新核對，補(bǔ)充完整。
四、審文件中數(shù)據(jù)是否存在涂改現(xiàn)象。
工程文件具有動(dòng)態(tài)性，一些工程文件如工程量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各種工程檢查記錄等會(huì)隨著工程建設(shè)情況的變化而相應(yīng)地發(fā)生變更，但在工程技術(shù)人員對文件中數(shù)據(jù)進(jìn)行更改時(shí)，會(huì)出現(xiàn)使用涂改液涂改或用刀片刮改等不規(guī)范更改的情況。同時(shí)，一些文件中數(shù)據(jù)雖然沒有發(fā)生變化，但由于技術(shù)人員、試驗(yàn)人員的粗心大意，也普遍存在著隨意涂改的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象，都會(huì)影響工程檔案日后的使用，應(yīng)該由相關(guān)人員進(jìn)行整改，以保證工程、文件中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
五、審文件中是否存在不耐久字跡現(xiàn)象。
在工程文件編制過程中，由于工程施工人員、技術(shù)人員的隨意性行為，會(huì)造成相當(dāng)一部分文件用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等不耐久字跡書寫，這些不耐久字跡會(huì)隨著時(shí)間的不斷推移而容易褪色，不利于工程檔案的長期保存。所以，工程文件應(yīng)該一律用碳素墨水等耐久字跡書寫，一旦發(fā)現(xiàn)有不耐久字跡書寫的現(xiàn)象，應(yīng)該及時(shí)采取補(bǔ)救措施。
六、審竣工圖的編制是否符合規(guī)范要求。
工程竣工圖是建筑物、構(gòu)筑物工程施工結(jié)果在圖紙上的反映，竣工圖是對工程實(shí)體的寫照，是工程檔案中最重要的部分，是真實(shí)的原始記錄，也是工程竣工驗(yàn)收以及今后維護(hù)改擴(kuò)建的重要依據(jù)。但在竣工圖的編制過程中，往往存在著編制不符合規(guī)范要求的現(xiàn)象，使得竣工圖無法真實(shí)地反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，主要表現(xiàn)在：
1、一些項(xiàng)目的竣工圖歸檔不完整，一些竣工圖的修改不到位，造成竣工圖與工程實(shí)際不相符；公路里程、橋墩跨度的數(shù)據(jù)誤差時(shí)有發(fā)現(xiàn)；竣工圖中相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全；有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識不統(tǒng)一，無設(shè)計(jì)與竣工數(shù)量對照表；由于變更執(zhí)行程序的不規(guī)范，也極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失實(shí)。
2、圖紙沒有按實(shí)際變更通知更改或更改不到位，更改地符號與說明不符合標(biāo)準(zhǔn)要求，沒有加蓋竣工圖章等等。所以工程竣工圖必須按照國家有關(guān)規(guī)定要求進(jìn)行編制，審查，做到圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可*、簽字真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況。
七、審文件用紙格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。
對于一個(gè)單位工程內(nèi)施工資料、圖紙的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)配套完整、整潔美觀。工程文件的書寫紙格式及竣工圖的圖幅格式，各參建單位使用統(tǒng)一的文件書寫格式，做到文件標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以保證歸檔文件的整齊統(tǒng)一。
八、審聲像材料是否能夠有效使用。
在工程建設(shè)活動(dòng)中還會(huì)產(chǎn)生一些與紙質(zhì)不同裁體的文件：如照片、錄音、錄像及電子磁盤、光盤等，針對這些特殊載體的材料應(yīng)檢查其存儲(chǔ)格式是否符合國家有關(guān)規(guī)范要求，以保證今后的有效使用。
公路建設(shè)是國家交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重要內(nèi)容，近年來，公路建設(shè)高潮迭起。隨著公路建設(shè)事業(yè)的高速發(fā)展，正不斷形成和積累起大量的公路工程檔案。如何加強(qiáng)公路建設(shè)工程竣工文件的歸檔審核，是我們建設(shè)部門一項(xiàng)非常重要的任務(wù)。
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