招標代理業(yè)務(wù)檔案是招標投標活動全部操作過程的真實記載，是招標投標行為合法性的書面證據(jù)材料，也是招標投標管理工作中不可缺少的重要組成部分，在招標代理機構(gòu)內(nèi)部管理中發(fā)揮著非常重要的作用。
一、招標代理業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性
招標代理業(yè)務(wù)檔案中儲存了大量不同行業(yè)、不同類型的招標項目資料，不僅為領(lǐng)導決策提供參考，還可以為項目單位提供有價值的咨詢服務(wù)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高檔案資源的利用率，更深層次的體現(xiàn)檔案資源的價值和作用。
1.招標代理業(yè)務(wù)檔案是招標投標工作質(zhì)量的直接反映
招標投標始終堅持公開、公平、公正和誠實信用的原則，全過程都以保護國家利益、社會公共利益和招標投標活動當事人的合法權(quán)益為宗旨，以提高經(jīng)濟效益、保證項目質(zhì)量、促進廉政建設(shè)為目的。招標代理業(yè)務(wù)檔案則系統(tǒng)地記載了招標投標全過程，其完整性和真實性將直接反映招標投標工作的質(zhì)量。
2.招標代理業(yè)務(wù)檔案能為行業(yè)監(jiān)督、明確各方主體法律責任提供證明材料
行業(yè)行政主管部門定期對招標代理機構(gòu)進行監(jiān)督檢查，查閱招標采購項目的工作檔案就是監(jiān)督檢查的主要方式之一，通過檔案的記載可以檢查項目執(zhí)行是否合法、規(guī)范。另外，招標投標是一種有序的市場競爭交易方式，也是規(guī)范交易主體、訂立交易合同的法定程序，相關(guān)法律法規(guī)也對招標投標活動的組織、規(guī)范與實施等作出了明確的規(guī)定，因此完善的招標代理業(yè)務(wù)檔案可以為行業(yè)監(jiān)督、明確各方主體法律責任提供證明材料，有利于維護招標投標活動的權(quán)威，保護各方主體正當利益，防范法律風險。
3.招標代理業(yè)務(wù)檔案能為招標代理機構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)監(jiān)管工作提供依據(jù)
對內(nèi)部從業(yè)人員的工作進行監(jiān)督、管理，是招標代理機構(gòu)加強內(nèi)部管理工作的主要目的之一。在這一過程中，事后監(jiān)管的環(huán)節(jié)采取的主要方式就是業(yè)務(wù)檔案的抽查，看歸檔文件是否合法、全面、規(guī)范。因此，業(yè)務(wù)檔案也為企業(yè)加強內(nèi)部監(jiān)管工作提供了重要依據(jù)。
4.招標代理業(yè)務(wù)檔案能為招標代理機構(gòu)資質(zhì)升級、年檢提供業(yè)績資料
《機電產(chǎn)品國際招標機構(gòu)資格管理辦法》、《中央投資項目招標代理資格管理辦法》、《政府采購代理機構(gòu)資格認定辦法》以及《工程建設(shè)項目招標代理機構(gòu)資格認定辦法》中對于招標代理機構(gòu)資質(zhì)升級、續(xù)期及年檢等都從業(yè)績方面進行了不同標準的規(guī)定，業(yè)務(wù)檔案可為資質(zhì)申報提供第一手資料，其質(zhì)量高低也直接影響資質(zhì)申報的準備時間和質(zhì)量。
5.招標代理業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理是提升企業(yè)管理水平的重要部分
企業(yè)的內(nèi)部管理是全方位、多層次的管理，其中也包括了檔案管理的內(nèi)容。招標代理業(yè)務(wù)檔案的整理、歸檔過程實際上是對招標業(yè)務(wù)實施過程中每一個程序是否規(guī)范運行進行檢查的過程，是規(guī)范招標行為的一項重要的基礎(chǔ)工作，也是招標代理機構(gòu)內(nèi)部管理不可或缺的部分。企業(yè)內(nèi)部管理的強化也要求對于業(yè)務(wù)檔案進行規(guī)范化管理。目前越來越多的招標代理機構(gòu)為規(guī)范內(nèi)部管理引進了iso9001質(zhì)量管理體系認證，該管理體系也特別強調(diào)檔案管理的規(guī)范性、適用性和有效性。所以，招標業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理是提高招標業(yè)務(wù)工作質(zhì)量和招標代理機構(gòu)內(nèi)部管理水平的重要內(nèi)容之一。
二、招標代理業(yè)務(wù)檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容及要求
招標業(yè)務(wù)檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管、利用等各工作環(huán)節(jié)。
1.要做好檔案管理制度建設(shè)工作
按照《招標投標法》、《招標投標法實施條例》和《檔案法》等與招標投標活動有關(guān)的法律法規(guī)的要求，結(jié)合公司實際情況，逐步建立完善一整套切實可行的檔案管理制度，對于檔案管理的各工作環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定。同時通過各種方式組織學習、廣泛宣傳，增強檔案法治意識，形成領(lǐng)導重視管理、員工自覺遵守執(zhí)行的工作氛圍，營造良好的檔案管理工作環(huán)境。
2.要做好日常檔案的收集和歸檔工作
一是收集、歸檔要齊全。檔案管理部門要制定《業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，要明確歸檔范圍，編制歸檔交接清單，歸檔移交時履行簽字手續(xù)；二是分類立卷要科學。國家發(fā)展和改革委員會辦公廳《關(guān)于做好中央投資項目招標代理資格日常管理工作的通知》（發(fā)改辦投資[2008]2354號）中明確指出，“招標資料包括招標公告復印件、資格預審文件、招標文件、中標人的投標文件、評標報告、中標通知書及其他相關(guān)材料”。招標代理業(yè)務(wù)檔案應單獨立卷。中標人、投標人及未中標投標人提交的投標文件應單獨立卷。三是要建立檔案庫房，安裝檔案柜架。因招標檔案資料數(shù)量多，且保存期都屬于長期或永久范疇，所以檔案庫房選址時要具有一定的前瞻性，確保庫存容量能夠滿足一定時期內(nèi)檔案案卷的存放需求。在建設(shè)檔案庫房時，使用可移動的密集架存放檔案，以增加庫容量。
3.要做好保存管理工作，保管期限合法合理
目前，根據(jù)《關(guān)于做好中央投資項目招標代理資格日常管理工作的通知》規(guī)定，中央投資項目的招標資料應至少保存5年。根據(jù)《政府采購貨物和服務(wù)招標投標管理辦法》規(guī)定，招標采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少15年。
4.要編制案卷目錄，提高查閱工作效率
實現(xiàn)檔案提供利用的方式之一就是編制檢索工具，包括目錄和索引。編制清晰的案卷目錄有利于縮短檔案的查找時間、提高服務(wù)利用工作效率。
綜上所述，招標業(yè)務(wù)檔案管理工作是招標代理機構(gòu)管理工作的重要組成部分，招標業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理工作也具有非常重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。我們應該以強烈的責任感做好招標業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理工作，實現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理的標準化、規(guī)范化、系統(tǒng)化，并以此推動招標業(yè)務(wù)工作，提升工作質(zhì)量，使招標檔案真正實現(xiàn)保存歷史、傳承歷史的目的。
來源：《招標采購管理》 作者：孫力軍 董翠英 單位：內(nèi)蒙古招標有限責任公司
：鞏經(jīng)理
：13915946763
：南京塞姆泵業(yè)有限公司
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