近年來，江蘇省常熟市社保中心切實抓好電子檔案管理工作，以“數智經辦”為契機，同步謀劃和開展電子檔案建設工作，在江蘇省人社一體化信息平臺中構建完善業(yè)務檔案系統(tǒng)，以子系統(tǒng)的形式有機銜接檔案管理和業(yè)務經辦，建設“檔案電子化加工廠”，實現全省人社檔案信息資源的集中、統(tǒng)一、完整、規(guī)范、安全有效管理，進一步促進社保經辦數字化轉型升級，提升社保服務經辦效能。

電子化變革增量檔案查詢更便捷

近日，常熟市某供應鏈管理有限公司因單位勞動糾紛，需要調閱員工于某的退工停?；麅浴！氨疽詾闃巧蠘窍乱軆商藱n案室才能查閱經辦檔案，沒想到窗口經辦人員了解我的需求后，直接為我打印了檔案，大大提升了工作效率。”該公司人事經理說。

通過對原有檔案流程進行深入分析，常熟市社保中心從業(yè)務實際出發(fā)，再造業(yè)務材料歸檔流程、歸檔范圍、歸檔方式，將網辦過程中提交的電子材料及經辦過程中高拍儀拍攝的業(yè)務材料等經辦信息同步生成電子檔案，無需人工歸檔，實現業(yè)務檔案一體化。

原先基層人社平臺的業(yè)務檔案需定期送至市社保中心入庫管理，現在辦事人員無需市鎮(zhèn)兩級往返，實現收集、組卷、移送、審核全流程線上辦理。目前，養(yǎng)老、工傷等85項社保業(yè)務可以直接生成電子檔案，2022年以來已生成電子檔案1537卷，紙質檔案較往年減少50％。

標準化加工存量檔案保管更智能

“這是我多年前的參保減員材料。我找了很久都沒找到，沒想到社保中心電腦里就有，輸入我的姓名就找到了，真是太感謝了！”近日，外地參保人員李先生臨近退休，單位審核檔案時發(fā)現缺少常熟的離職證明。由于時間久遠、單位人事幾經變更等原因，李先生翻閱了大半天仍未找到。2022年年底，隨著最后一卷機關事業(yè)存量檔案數字化加工順利完成，江蘇省人社一體化系統(tǒng)上線過渡期的2065卷機關事業(yè)養(yǎng)老保險業(yè)務檔案全部實現電子化轉型，群眾的社保檔案無一遺漏進入電腦數字庫，使保管更安全、查詢更方便。

為滿足人民群眾便捷高效查詢檔案的需求，常熟市社保中心對2014年10月起至2021年底的所有機關事業(yè)社會保險庫存業(yè)務檔案統(tǒng)一進行標準化加工，把群眾最關心的重要業(yè)務手續(xù)，如參保、轉移、退休等作為整理首選，按照檔案管理標準進行檔案整理、目錄編制、掃描加工、數據掛接、裝訂入庫，共編制電子化檔案目錄3024條、案卷全文25萬余頁，將2065卷紙質檔案全部實現電子化，進一步提高檔案查詢效能。

常態(tài)化開展業(yè)務培訓服務更規(guī)范

“我們建立了《檔案管理檢查制度》，針對業(yè)務檔案、電子檔案、財務檔案、文書檔案歸檔情況開展常態(tài)化日常檢查，通過歸檔自查、組卷必查、科室抽查、管理互查等檢查形式，對檔案進行全方位體檢，形成閉環(huán)管理?！背Ｊ焓猩鐣ｋU基金管理中心主任朱冬良介紹。

常熟市社保中心建立起業(yè)務經辦和檔案管理深度融合機制，用電子檔案實時在線歸檔的要求倒逼業(yè)務的標準化，用標準化業(yè)務流程促進電子檔案管理的規(guī)范化。

此外，該中心組建專職檔案員隊伍，完善兼職檔案員制度，開展系統(tǒng)化培訓，詳細講解檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，并對省人社一體化平臺歸檔流程、查詢方法進行現場實操指導，培訓鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道、科室的兼職檔案管理員50余人。

該中心搭建業(yè)務交流群，解答疑難問題，加強日常指導，進一步提升檔案工作人員的綜合素質和業(yè)務技能。2022年以來，該中心共檢查檔案135份，涉及22項業(yè)務，相關問題均已整改完畢，有效提高檔案管理科學化、規(guī)范化水平。（李佳敏）